Gerenciamento de Reservas

Multitemporada.com trabalha com um sistema de administração de reservas com a comunicação com o hóspede via WhatsApp. Para isso usamos um software que nos auxilia no nosso dia a dia na busca de minimizar a margem de erro, e aumentar a qualidade do serviços de atendimento dos hóspedes.

Basicamente a Multitemporada.com se encarrega de realizar todo o atendimento ao hóspedes do momento da consulta até o encerramento da mesma. Entretanto não fazemos a recepção do hóspedes na propriedade, então é ai que entra a participação do proprietário ou da pessoa resignada pelo mesmo para a realização do check-in, acompanhamento da hospedagem e check-out.

Vamos um exemplo na prática para contextualizar um exemplo de procedimento de atendimento via whatsApp após uma reserva ser confirmada.

1. Após uma reserva será disparado as informações da mesma para o hóspede e o proprietário instantemente (podemos adicionar outros números para receber as informações);

2. Então a Multitemporada inicia o processo de maiores instruções ao hóspedes e operamos a cobrança da reserva quando for o caso;

3. Quando estiver a dois dias da data do check-in:

3.1 Para os proprietários: disparamos lembretes da reserva;

3.2 Para os hóspedes: enviamos a eles todas as orientações para check-in, contato de quem irá lhe receber, endereço, reforçamos as regras da propriedade e qualquer outra informação que o proprietário julgue necessário que passamos ao hóspedes.

4. Quando estivermos na véspera ao check-in fazemos contato com o hóspedes para a confirmação do contato dele para com a pessoa responsável pelo check-in;

5. Em caso de débito para pagamento na chegada, entramos em contato com o hóspedes na data do check-in para efetuarmos cobrança.

6. Um dia após o check-in entramos em contato para qualificar o atendimento lhe consultado se precisa de algo e saber como foi sua chagada a propriedade.

7. Na véspera do check-out encaminhamos ao hóspedes todas as orientações para a realização do check-out e solicitamos que ele já agende com a pessoa responsável o horário com antecedência;

8. Após estadia, encaminhamos uma pesquisa de satisfação para avaliarmos qualidade de atendimento e da unidade.

Orientações para o receptivo local:

O proprietário e/ou pessoa responsável pela recepção poderá aguardar um contato do hóspede a partir de dois dias check-in, caso este contato não ocorra até a noite da véspera do check-in sugerimos que entre em contato com o hóspedes.

A Multitemporada irá transmitir ao hóspede todas as orientações necessárias, mas não irá agendar horários de check-in ou check-out pois isso cabe a logística do operacional local.

Interpretando as orientações pelo WhatsApp:

A baixo deixaremos uma imagem com o modelo de notificação que será recebido:

Referências:

Status: O status será fundamenta para que possas entender a situação atual de uma reserva, poderá ter 3 (três) opções:

Pré-reserva: Caso o hóspede ainda não tenha pago o depósito de 50% da reserva, portanto não pode ser considerada uma reserva confirmada.

Reservado: Caso o hóspede já tenha pago o total ou um percentual de sua estadia;

Cancelada: Caso a reserva tenha sido cancelada.

Hóspedes: Nome da pessoa responsável pela reserva;

WhatsApp: Número do WhatsApp do hóspede para você entrar em contato caso precise.

ID de reserva: Número de identificação da reservas em nosso sistema de gestão;

Unidade: Unidade reservada;

Check-in: dia em que iniciará a estadia;

Check-out: Dia em que termina a estádia.

Número de Hóspedes: Número de hóspedes para a reserva (crianças quando gratuitas poderão não constar neste número);

Origem: Plataforma da origem da reserva. Pode ser Booking, Airbnb, Website (Multitemporada.com), Expedia, etc.

Atenção: a Origem é uma informação importante para saber qual valor que deve ser pago de comissões para a plataforma.

Pagamentos:

Valor da reserva: Valor total que o hóspede vai pagar, incluído a comissão da plataforma de origem.

Valor Quitado: Valor que o hóspede já pagou pela reserva (não significa que o proprietário já tenha recebido esse valor, plataformas como Booking, Airbnb, Expedia e outras, cobram do hóspede e depois repassam esse valor;

Valor a pagar no check-in: Valor que o hóspede deverá pagar no check-in. Fundamenta que o proprietário acompanhe a confirmação do recebimento das reserva que possuam esta notificação;

Observações: Colocamos neste campo observações específicas da reserva se necessário;

Link do sistema: Este link o levará diretamente ao nosso sistema de reservas para que você possa ver todos os detalhes do hóspede e da reserva em geral, basta clicar e acessar com suas credenciais.